Modelli organizzativi per il Facility Management

La manutenzione della città: quali prospettive per il FM?
Uno dei più interessanti campi di evoluzione è rappresentato dal Facility Management per il built environment e per l'insediamento. Si tratta di ampliare il concetto di FM dalla gestione razionale dei servizi all'edificio, allo spazio, alle persone all'interno di un edificio o una struttura fino a includere la progettazione architettonica e la gestione e manutenzione di porzioni di territorio urbano. Da un lato, dunque, il FM "esce dai palazzi" per coprire anche il tessuto connettivo nel quale sono collocati (strade, spazi pubblici ecc.); dall'altro il FM "rientra nei palazzi", perché va a cogliere e integrare la domanda residenziale, secondo il principio della valorizzazione del lifetime value del cliente.
L'estensione del concetto di Facility Management e dell'oggetto della gestione integrata da un edificio a una porzione di territorio (estremizzando il ragionamento a un'intera città) implica diversi aspetti:

• l'ampliamento del ventaglio di servizi offerti, con l'inclusione della manutenzione stradale, dell'illuminazione e degli impianti semaforici, la gestione dei parcheggi, dell'arredo urbano, i servizi destinati al segmento residenziale ecc.;
• la moltiplicazione delle relazioni, sia collaborative che competitive, con gli altri attori interessati al governo del territorio, dal lato della domanda e dell'offerta (enti locali, ex Iacp, grandi proprietari, fondi immobiliari, ex municipalizzate e sistema delle "partecipazioni locali", imprese di costruzioni, sistema dell'offerta tradizionale, reti e consorzi artigiani, società miste ecc.);
• la capacità di proporre modelli gestionali innovativi che sappiano coniugare l'efficienza nell'utilizzo delle risorse e l'interpretazione delle esigenze, espresse e inespresse, dei residenti (siano essi famiglie o imprese).

Quanto al primo aspetto, le imprese di FM partono avvantaggiate, in quanto fa parte del loro know how proprio la capacità di integrare attività diverse, coordinandone il governo e trovando le possibili sinergie. I due passaggi successivi appaiono, invece, più complessi e richiedono uno sforzo innovativo maggiore per far sì che un insieme di esigenze composite, attualmente frammentate fra diverse tipologie di soggetti, siano convogliate attraverso opportuni canali di domanda. Il concetto base, in tal senso, è dato dal lifetime value.

Il Facility Management  tra esigenze vecchie e nuove: verso l'individuazione di nuovi modelli organizzativi, il ruolo della gestione del patrimonio edilizio Per inquadrare il FM per l'insediamento si deve, dunque, partire dal processo di riorganizzazione dal lato della domanda (residenziale, non residenziale pubblica, non residenziale privata) e dal lato dell'offerta (filiere dei servizi, delle costruzioni, delle utilities). Un tale processo ha introdotto modelli alternativi a quelli tradizionali passando dall'amministrazione condominiale, ai contratti di global service di manutenzione edile e impiantistica, alla gestione integrata dell'edificio e degli spazi urbani. La posta in gioco è rilevante: non solo la gestione di patrimoni pubblici e privati, ma anche l'ingresso nella gestione dell'ambiente costruito. Tra le chiavi del successo, che appartengono a tipologie diverse di soggetti:

• una grande capacità di trovare soluzioni di architettura societaria, gestionale e tecnologica per attività che si presentano molto complesse;
• una presenza territoriale capillare nelle aree gestite;
• una forte innovatività nell'anticipare la domanda, proponendo servizi integrati per famiglie e imprese.

Ripercorrendo principali modelli organizzativi attualmente utilizzati dal FM per il built environment e per l'insediamento si passa dai modelli di amministrazione e mantenimento dell'edificio a modelli integrati di gestione di parti di città. I principali modelli sono i seguenti:

• Modello tradizionale;
• Modello tradizionale edifici condominiali;
• Modello tradizionale evoluto;
• Home Working;
• Partnership artigiani società di ingegneria
• Impresa specializzata nella gestione servizi pubblici;
• Società di gestione;
• Fornitori di conoscenza gestionale;
• Nuova costruzione con FM integrato.

Mentre i primi tre riguardano strettamente la gestione dei servizi per gli edifici in forma più o meno integrata, gli altri possono essere applicati alla gestione dei servizi per l'insediamento. Elemento nodale che differenzia i differenti modelli gestionali è relativo alla figura del gestore del servizio più che alla tipologia di servizi. I due estremi sono il modello tradizionale e la società che fornisce un servizio di Total FM: il primo richiede servizi singoli sulla base delle necessità specifiche la seconda progetta il servizio insieme all'utente sulla base delle richieste ma soprattutto della propria esperienza sul campo.

Il modello tradizionale con il quale si organizza la filiera della manutenzione ordinaria e straordinaria degli immobili dei grandi proprietari vede, da parte degli artigiani e dei costruttori singoli o associati in consorzi, l'offerta dei singoli servizi sotto la direzione della struttura tecnica interna di gestione del committente.

SERVIZIO
Il servizio consiste nella consulenza progettuale e nella direzione dei lavori da parte di professionisti di preparare, in accordo con la struttura di gestione interna del committente, i capitolati degli oneri in caso di manutenzione straordinaria o un tariffario a corpo per lavori di manutenzione ordinaria richiesti.

Il lavoro riguarda prevalentemente la manutenzione, e viene svolto dagli artigiani e dai costruttori in base alle specifiche dei capitolati contenute nel contratto di appalto (manutenzione straordinaria), e alle richieste che pervengono dalla struttura di gestione interna del committente (manutenzione ordinaria). In alcuni casi i soggetti imprenditoriali si associano per rispondere ai bandi di gara più complessi che richiedono diverse professionalità e competenze.

ORGANIZZAZIONE
L'unico soggetto abilitato ad organizzare i processi è la struttura di gestione interna del committente, la quale è deputata a svolgere le gare di appalto dei diversi lavori di manutenzione.

SCALA
Questo modello si utilizza prevalentemente per l'edilizia, pubblica e privata, di grandi dimensioni sia di tipo residenziale che non residenziale.

Il modello tradizionale applicato agli edifici condominiali riguarda la manutenzione ordinaria e straordinaria per l'edilizia residenziale. Fulcro di questo modello sono gli amministratori di condominio che gestiscono questioni di carattere sia tecnico sia fiscale e rappresentano l'interfaccia tra gli utilizzatori degli immobili e gli organizzatori dei processi.

SERVIZIO
Il servizio principale in questo caso è relativo all'attività dell'amministratore che ha una funzione di contabile e fiscalista, ma anche di verifica dello stato di conservazione degli immobili e di
suggeritore  alle  famiglie  dei  lavori  da  attuare.  L'amministratore,  come  rappresentante dell'assemblea condominiale, verifica i lavori da eseguire, in forma singola o integrata, e le imprese adatte a farlo. Talvolta si avvale di consulenze tecniche per proporre le soluzioni tecniche ed individuare gli esecutori.

Il lavoro prevalentemente la manutenzione degli immobili e viene svolto dalle imprese di costruzione, di artigiani e di servizi.

ORGANIZZAZIONE
L'amministratore è il soggetto che organizza i diversi processi individua gli interventi tecnici e le imprese esecutrici.

SCALA
Questo modello si utilizza per l'edilizia residenziale privata di piccole dimensioni.

Il modello tradizionale evoluto prevede la manutenzione ordinaria e straordinaria, la gestione dell'edificio e dei servizi di patrimoni immobiliari consistenti, pubblici e privati, da parte di società di FM, imprese di costruzione, consorzi di imprese che a loro volta ricorrono ad artigiani, distributori, produttori, e fornitori di servizi.

SERVIZIO
Il servizio è composto dalla consulenza progettuale, di direzione dei lavori e di erogazione di servizi da parte di tecnici in accordo con la struttura di gestione interna del committente. Essi hanno il compito di preparare i capitolati degli oneri, in caso di manutenzione straordinaria, un tariffario a corpo, per lavori di manutenzione ordinaria, oppure un piano di gestione dei servizi ausiliari (in forma singola o integrata).

Il lavoro è relativo alla manutenzione ordinaria e straordinaria svolto da artigiani o imprese di costruzione sulla base delle richieste delle strutture di gestione interna del committente e sulla base dei capitolati dei lavori. Accanto all'esecuzione di lavori sugli immobili il modello prevede la gestione dell'edificio attraverso la distribuzione dei prodotti di supporto all'attività.

ORGANIZZAZIONE
Il soggetto responsabile dell'organizzazione dell'intero processo è la struttura interna del committente che ha il compito di svolgere bandi di gara per l'appalto dei lavori e dei servizi. L'oggetto del bando viene deciso dal proprietario che ricorrendo alla consulenza di figure interne individua le principali necessità aziendali.

SCALA
Il modello si applica ad edifici residenziali e non residenziali sia pubblici sia privati.

Il modello home working riguarda l'esternalizzazione di servizi integrati alla casa e alla persona ad un unico referente esterno. Nasce da necessità legate essenzialmente all'evoluzione del contesto sociale che ha portato le donne ad assumere sempre più spesso impegni lavorativi fuori dalle mura domestiche, nonché all'incremento degli impegni extra-lavorativi. Questa tendenza rende difficoltosa la gestione e l'organizzazione domestica e comporta l'esternalizzazione di alcuni servizi. Il modello si sviluppa a partire dall'ambito residenziale, legato alla necessità di dare in gestione i servizi alla casa per poter svolgere attività ad alto valore aggiunto (attività lavorativa, sport, cultura e tempo libero).

SERVIZIO
Il servizio riguarda le attività artigianali - idraulico, elettricista, fabbro, falegname, muratore, ecc - oppure la fornitura di servizi alla persona - assistenza domiciliare anziani e bambini, servizi domestici, trasporto spesa, ecc. Il servizio viene erogato attraverso l'unione delle competenze e delle professionalità di più soggetti, i quali insieme effettuano ricerche di mercato per conoscere i fabbisogni della popolazione e compiono azioni comuni di promozione dei servizi.

ORGANIZZAZIONE
L'organizzazione viene curata da strutture specializzate, società di FM o da consorzi di imprese, le quali sono in grado di ricevere chiamate da parte dei cliente e progettare ed erogare i servizi.

SCALA
Il modello è applicabile all'edilizia residenziale sia di piccola che di grande dimensione, e talvolta ai quartieri.

Il modello partnership artigiani società di ingegneria nasce dala carenza di flussi informativi sul patrimonio e dalla carenza di capacità organizzative dei soggetti proprietari. È strettamente legato alla volontà dei grandi proprietari di focalizzare risorse umane sul core business senza disperdere energie. I soggetti che partecipano sono produttori di beni e servizi e distributori del servizio i quali lavorano ad un comune progetto finalizzato ad elaborare contratti di global service.

SERVIZIO
Il servizio consiste nella progettazione e attuazione di contratti di global service elaborati a seguito di una fase di collaborazione tra tecnici - società di ingegneria - e consorzi di artigiani. La società di ingegneria, in accordo con i proprietari, determina le linee di intervento sugli immobili pianificando e coordinando i lavori di manutenzione ordinaria e straordinaria eseguiti dai consorzi di artigiani.

I lavori riguardano servizi alla persona, servizi agli edifici, servizi agli spazi, sia in forma singola sia integrata.

ORGANIZZAZIONE
Alle società di ingegneria è richiesta la consulenza per l'organizzazione del processo di affidamento del global service che comprende l'analisi delle necessità del cliente, l'analisi delle potenzialità della società che eroga il servizio e la stesura del contratto di appalto che lega le due parti. Talvolta interviene a supporto della progettazione dei lavori compresi nell'appalto.

SCALA
Utenti finali sono essenzialmente i grandi proprietari, compresi gli Enti Locali, con necessità complesse di gestione del patrimonio.

Il modello di impresa specializzata nella gestione servizi pubblici riguarda le società con una consolidata esperienza nella fornitura di servizi che, attraverso contratti di global service, forniscono gli Enti Locali. A differenza del modello precedente i servizi da svolgere sono rivolti allo spazio urbano. Le imprese sono direttamente collegate a produttori e distributori, con una elevata capacità tecnico-organizzativa che erogano servizi di qualità elevata. In questo modello è fondamentale la realizzazione di un modello informativo, "ponte di comando" dell'impresa di servizi nelle relazioni con gli esecutori dei lavori e con l'Ente Locale.

SERVIZIO
Il servizio è composto dalla consulenza progettuale nell'elaborazione del contratto di global service, l'organizzazione, la realizzazione di un sistema informativo e il controllo qualitativo da parte dell'impresa di FM.

Il lavoro riguarda la manutenzione di edifici ed infrastrutture ma anche l'installazione e la conduzione di apparecchiature e servizi tecnologici.

ORGANIZZAZIONE
Le società di servizi sono direttamente responsabili del rispetto del capitolato d'appalto che organizza, detta i tempi definisce modi di esecuzione dei lavori e dei servizi e stabilisce modalità di controllo del lavoro svolto dall'impresa di FM.

SCALA
La dimensione di riferimento di questo modello è la città pubblica (infrastrutture, servizi e spazi pubblici).

Il modello delle società di gestione riguarda le società che gestiscono un'ampia gamma di servizi (anagrafica patrimoniale, uso del patrimonio, gestione contabile e utenze, cicli di manutenzione) finalizzati prevalentemente all'amministrazione del patrimonio attraverso l'uso di sistemi informativi nei quali vengono raggruppate tutte le informazioni riguardo l'esistenza e la disponibilità del bene. L'obiettivo è valorizzare e rendere economicamente produttivo il patrimonio immobiliare degli Enti Pubblici, analizzando la situazione dal punto di vista tecnico, giuridico, amministrativo e finanziario.

SERVIZIO
Il servizio consiste nella costruzione dell'anagrafica del patrimonio del l'Ente, e nella gestione dei contratti di locazione, dei condomini, degli incassi degli affitti, del contenzioso e delle morosità, ma anche nel monitoraggio e progettazione degli aspetti tecnici (manutenzione ordinaria e straordinaria degli edifici, gestione impianti e reti, ecc).

Il lavoro viene svolto dalla società di gestione che affida alcuni lavori in sub-appalto ad artigiani e alle imprese di costruzione.

ORGANIZZAZIONE
Il soggetto che organizza i processi è la struttura interna del committente, la quale è deputata a svolgere le gare d'appalto attraverso le quali vengono stabiliti i termini di gestione del patrimonio. Le relazioni tra società di gestione, l'Amministrazione committente, l'utenza e gli esecutori viene organizzata attraverso il sistema informativo.

SCALA
L'utente è il proprietario pubblico che necessita di strumenti di controllo e gestione centralizzati e standardizzati dei grandi patrimoni immobiliari.

Il modello fornitore di conoscenza gestionale prevede, attraverso la presenza della figura del gestore del servizio, la cooperazione tra impresa di FM, proprietari e imprese specializzate nella consulenza o nell'erogazione di servizi. In questo caso si mette in evidenza l'importanza di un'alleanza strategica con il fornitore di conoscenza gestionale, in grado di supportare e formare i diversi soggetti nella gestione di un patrimonio immobiliare e nella pianificazione dei servizi. Dall'incontro delle diverse competenze e professionalità (cognitive - gestionali - operative) nasce la figura del nuovo gestore.

SERVIZIO

Il servizio è relativo alla progettazione, erogazione e gestione di svariati lavori erogati dal nuovo gestore nei confronti dei grandi proprietari pubblici e privati. Il fornitore di conoscenza gestionale ha una funzione di server nei confronti dei potenziali partner, mettendo a disposizione know how informatico, competenze organizzative e supporto alla formazione delle risorse umane del potenziale partner.

Le imprese si rivolgono al nuovo gestore per curare i progetti di sviluppo, partneship con i clenti pubblici e privati.

ORGANIZZAZIONE

L'organizzazione del processo è completamente guidata dal nuovo gestore che determina settori, tempi e modi di azione.

SCALA
Il livello di riferimento di questo modello di gestione può essere tanto l'edificio quanto, soprattutto, l'insediamento.

Il modello che prevede la costruzione con FM integrato riguarda prevalentemente i grandi complessi industriali e/o terziari e prevede la costruzione, la manutenzione degli edifici e degli impianti, la fornitura di servizi no core indispensabile alla conduzione dell'attività. Si tratta di un modello complesso che dipende dal gestore integrato di servizi e di lavori.

SERVIZIO
I servizi erogati vanno distinti in servizi agli edifici (manutenzioni edili, degli impianti ecc.), agli spazi (servizi di supporto alle attività d'ufficio, gestione archivi, lay out di uffici, arredi ecc.) e alle persone (catering, pulizie, sicurezza ecc.).

ORGANIZZAZIONE
Tale modello prevede la gestione di tutti i servizi di supporto da parte di un unico gestore capace di sfruttare economie di scala provenienti dall'accentramento in un unico fornitore di tutti i servizi di supporto.

SCALA
Il livello di riferimento di questo modello di gestione può essere tanto l'edificio quanto, soprattutto, l'insediamento.

Esempi di FM nella gestione dello spazio urbano
Esistono già diversi casi in cui si sta allargando il campo d'azione del global service dal patrimonio immobiliare all'insediamento, con l'integrazione di servizi diversi.

Un primo esempio di partneship pubblico/privata è sto sviluppato in Inghilterra con il programma delle Millennium Communities. Uno degli obiettivi principali del programma era quello di influenzare l'industria delle costruzioni e di incoraggiare un più alto standard di innovazione progettuale e di efficienza energetica. Il progetto consisteva nella realizzazione di 6.000 nuove abitazioni entro il 2010.

Gli obiettivi dichiarati del progetto erano la riduzione dei consumi energetici, la protezione e sfruttamento delle potenzialità dell'ecosistema locale, la massimizzazione della qualità della progettazione architettonica e urbanistica, l'aumento dell'efficienza energetica nella fase realizzazione dei progetti, l'attenzione alle tematiche dell'inclusione sociale e attenzione alla partecipazione della comunità locale, l'analisi della sostenibilità economica del progetto a lungo termine. I siti individuati per l'applicazione del programma erano sette: Greenwich Peninsula (sud di Londra), Allerton Bywater (vicino Leeds), New Islington (est Manchester), South Lynn (est di Anglia), East Ketley (Telford), Oakgrove (Milton Keynes), Hastlings (Esta Sussex).

Tra queste aree quella particolarmente significativa per l'applicazione della gestione del FM per l'insediamento è l'area Greenwich Peninsula, capo di sperimentazione progettuale. Il quartiere fa parte di un più vasto intervento di rigenerazione urbana di un'area industriale dismessa, la Greenwich Peninsula, situata vicino Canary Wharf. Nell'operazione rientra anche il riuso del Millennium Dome, enorme struttura finalizzata ad accogliere eventi realizzata in occasione delle celebrazioni del 2000. Gli elementi guida del progetto sono:

• Elevato mix funzionale: l'area ha al suo interno funzioni integrate di tipo residenziale, commerciale, terziarie, ricreative e per il tempo libero;
• Elevata accessibilità: l'area è collegata alla città attraverso la Jubilee Line ovvero una linea metropolitana "ultra-moderna" che permette di arrivare in città in soli 15 minuti; o Inclusione sociale: il 20% delle unità abitative sono destinate a persone disagiate che non potrebbero altrimenti accedere al mercato degli immobili e distribuite in maniera uniforme in tutto il comprensorio;
• Sostenibilità ambientale: ogni singolo edificio è stato realizzato seguendo criteri di risparmio energetico e di acqua, risparmio di suolo e progettazione dei parchi, riduzione della necessità di utilizzo di mezzi di trasporto individuale e potenziamento di piste ciclabili e aree pedonali;
• Quali à architettonica: il quartiere deve comunicare modernità e qualità degli spazi per esprimere un livello elevato della qualità della vita delle persone;
• Gestione in FM: i servizi per l'insediamento (pulizia ubana, manutenzione verde pubblico, sicurezza urbana, manutenzione edifici, manutenzione veicoli privati, ecc) sono gestiti secondo modalità di Total FM.

Sulla base di questa esperienza positiva in termini di gestione tecnico-amministrativa e di esiti formali e il governo inglese ha portato avanti il programma delle Millennium Communities ponendo l'attenzione sulla progettazione e gestione integrata dei servizi (allo spazio, agli edifici e alle persone), elemento determinate per elevare il livello della qualità della vita nei nuovi insediamenti.

Per chiarimenti e/o informazioni marketing@issfacilityservices.it